המדריך המלא לאינטגרציות במערכות HR ומתנות עובדים

יותר ויותר מערכות טכנולוגיות מתוחכמות נכנסות לארגונים בשנים האחרונות: מערכת שכר, מערכת נוכחות, מערכת HR, מערכת לניהול משימות, מערכת תקציבים, מערכת רווחה... והרשימה עוד ארוכה. כל מערכת עושה את העבודה שלה מצוין, אבל לא בהכרח מתקשרת עם מערכות אחרות – מה שעלול להוביל ל'נפילה' של דברים כמו מתנות לעובדים אל בין הכיסאות.

מה עושים כדי ששום דבר לא יתפספס? מבצעים אינטגרציה בין המערכות, ובעיקר אלה שפועלות בתחומים משיקים. אינטגרציות כאלה מסייעות לארגון לעבוד בצורה חלקה ומדויקת יותר.

למה בכלל צריך אינטגרציות במערכות HR?

מתנות, הוקרות ותמריצים נשמעים כמו דבר פשוט, אולי אפילו שולי יחסית לכל שאר התחומים שארגון צריך להתעסק בהם ברמה היום-יומית, אבל בפועל מדובר בתהליך חשוב מאוד לרווחת העובדים ולשביעות רצונם, שחוזר על עצמו שוב ושוב לאורך השנה. ארגונים רבים נוהגים לתת לעובדים מתנות ימי הולדת, מתנות חג, מתנות ותק, מתנות לרגל קליטת עובדים חדשים, מתנות לעובדים מצטיינים, מתנות פרידה לעובדים שעוזבים ועוד. 

על מנת לתת מתנות ותגמולים לעובדים, הארגון צריך להתבסס על נתונים שנאספים ונשמרים במערכות HR. זה רק הגיוני, משום שבמערכת כזאת מופיעים שמות העובדים לצד נתונים כמו תאריכי קליטה בארגון, ימי הולדת, ותק, שיוך לצוותים ומחלקות ועוד. לכן, כאשר אותו ארגון רוצה להטמיע מערכת של מתנות ותגמולים לעובדים, יש שתי אפשרויות עיקריות לעשות את זה: 

האחת היא ללא אינטגרציה עם מערכת HR אלא באמצעות אקסלים ומיילים, עם העתק-הדבק מטבלה לטבלה, עדכונים ידניים והרבה מקום לטעויות. הרי כל אירוע דורש בדיקה מחדש: מי זכאי למתנה, מתי לשלוח אותה, מה הסכום שאפשר לתת לו וכיו"ב – המון שאלות קטנות וצורך בהמון תשובות.

השנייה היא באמצעות מערכת מתנות שמחוברת למערכות HR, שמזהה אירועים מראש, מסנכרנת את רשימות העובדים ומתזמנת את השליחה בזמן הנכון - בלי לזכור, לעקוב או לרדוף אחרי נתונים. האינטגרציה מאפשרת למערכת המתנות "למשוך" נתונים בזמן אמת ממערכת ה-HR, ללא התערבות ידנית ובלי תחזוקה שוטפת. ובזכות האוטומציה שחוסכת התעסקות טכנית, אפשר לתת יותר פוקוס על מה שחשוב באמת - האנשים.

חשוב להבין שהאתגר הולך וגדל ככל שהארגון גדל. מה שעובד בארגון קטן עם עשרה או עשרים עובדים, הופך למסורבל בארגון עם מאה עובדים, וכמעט בלתי אפשרי כשמדובר בארגון שיש בו מאות עובדים בעשרות צוותים. כל עובד חדש, כל שינוי קטן וכל אירוע נוסף מוסיפים עוד שכבה של מורכבות - ובלי אינטגרציה טובה, גובר הסיכוי לטעות.

כמו שאפשר להבין, אנחנו בעד האינטגרציה. :)

מאחורי הקלעים: מה באמת קורה כשיש אינטגרציה?

המילה "אינטגרציה" נשמעת אולי כמו משהו טכני כזה של אנשי IT, אבל בפועל המשמעות מאוד פשוטה: במקום לעדכן ידנית מי עובד בארגון, מי הצטרף, מי עבר צוות ומי כבר לא רלוונטי - המידע זורם בעצמו ממערכת ה-HR אל מערכת המתנות. 

המערכת של gogift יכולה להתממשק ישירות עם מגוון רחב של מערכות HR ארגוניות (ביניהן BambooHR, HiBob, Workday או Deel). ברגע שמגדירים את החיבור הזה, רשימת העובדים נשארת מעודכנת כל הזמן. עובד חדש שנקלט - מופיע מיד במערכת. עובד שעבר מחלקה - מתעדכן ברשומות. עובד שעזב - יוצא מהרשימה. אפילו שינויים קטנים כמו עדכון כתובת מייל או מספר טלפון, כאלה שבדרך כלל מגלים רק כשמשהו משתבש, יכולים להתעדכן בצורה מסודרת. 

המשמעות לארגון: כבר לא צריך לשלוח למנהלי הצוותים לקראת פסח או ראש השנה מיילים בסגנון "תבדקו שרשימת העובדים הזאת מעודכנת". גם לא צריך לשבת על אקסל ולעבור שורה-שורה כדי לוודא שלא נשכח אף עובד חדש. בארגונים מסוימים אפשר אפילו לעדכן בני משפחה נוספים של עובדים (בעל/אישה, מספר ילדים וגיל) כדי שאפשר יהיה להפתיע עובד עם מתנה לרגל עליית אחד מהילדים לכיתה א' או לכבוד חגיגת בר/בת מצווה. 

מכאן הכול הופך להיות קל יותר: אפשר להגדיר אוטומטית מתנות יום הולדת, לתכנן מראש מתנות ותק לפי תאריך תחילת עבודה, להקים קמפיין חג לכל הארגון או רק לצוותים מסוימים, ולדעת שכל מי שצריך לקבל מתנה, הוקרה או תגמול - אכן יקבל. בלי רשימות ידניות, בלי העתק-הדבק, ובלי לשכוח שוב את שושי ממחלקת מכירות שכבר פספסנו בשנה שעברה כי היא החליפה מספר טלפון. 

היתרונות של אינטגרציה בין מערכות HR למערכת מתנות

אחד היתרונות המרכזיים של אינטגרציה בין מערכות הוא צמצום משמעותי של טעויות אנוש. כשעובדים עם קבצים ידניים, קל מאוד לפספס עובד או עובדת או לשלוח את אותה מתנה פעמיים. אינטגרציה טובה מונעת מראש מצבים כאלה, בזכות העובדה שכל הנתונים מגיעים ממקור אחד, האמין והמעודכן ביותר. 

מעבר לזה, אינטגרציה מייצרת שקט ניהולי עבור מחלקות הרווחה ומשאבי האנוש. אין צורך לבדוק כל פעם מחדש אם הרשימה מעודכנת, אם מישהו הצטרף או עזב, ואם צריך לעדכן סכומים או תאריכים. מרגע שמחברים אותה, המערכת פועלת ברקע, בלי התעסקות יומיומית או מעקב ידני.

יתרון נוסף הוא רמת השקיפות והבקרה. מערכת מתנות שמחוברת למערכות HR מאפשרת לראות בכל רגע אילו מתנות נשלחו, אילו הופקו, אילו נפתחו ואילו מומשו בפועל. אם מתנה לא נפתחה או לא מומשה, ניתן לשלוח אותה מחדש, לבטל אותה או לקבל החזר תקציבי בצורה פשוטה ומהירה, וללא בירוקרטיה מיותרת. אלה נתונים שמאפשרים לארגון להבין איך התקציב מנוצל בפועל, לזהות כפילויות או חריגות, ולבסס החלטות עתידיות על נתוני אמת ולא על תחושות בטן. כך ניהול הרווחה הופך מתהליך עמום לתהליך מדיד ושקוף, וכמו שאנחנו ב-gogift אוהבים להגיד, גם ה-CFO יהיה מרוצה.

אינטגרציה היא בסיס לעקביות ארגונית

מעבר לנוחות ולחיסכון בזמן, אינטגרציה בין מערכות יוצרת עקביות. כשהעובדות והעובדים בארגון יודעים שמתנות, הוקרה ותגמולים מתנהלים בצורה מסודרת וקבועה, נבנית תחושת אמון. אין "פעם כן פעם לא", או עובדים שמקבלים יותר רק כי מישהו זכר, ואין תחושה של אקראיות. הכול פשוט מתקתק כמו שעון.

העקביות הזו חשובה במיוחד בארגונים שגדלים ומשתנים כל הזמן. הצוותים יכולים להתרחב, המנהלים יכולים להתחלף ותהליכי עבודה יכולים להשתנות, אבל החוויה של לעבוד בארגון נשארת אחידה. מתנות יום הולדת נשלחות תמיד בזמן, מתנות ותק מגיעות בדיוק בנקודות שנקבעו, ומחוות קטנות לא תלויות בזה שמישהו ייזכר או יספיק.

כשמערכת המתנות מחוברת למערכות ה-HR, העקביות הזו לא דורשת מאמץ מיוחד. היא פשוט... קיימת. התהליכים מוגדרים פעם אחת, וממשיכים לעבוד לאורך זמן, גם כשיש עומס, חגים, גיוסים או שינויים ארגוניים. כך נוצר בסיס יציב שמאפשר לארגון להמשיך לצמוח בלי לאבד שליטה על הפרטים הקטנים, שבסופו של דבר הם אלה שהכי משפיעים על תחושות השייכות והמחויבות של העובדים.

להשקיע באנשים ולא בלוגיסטיקה

ולבסוף, היתרון המשמעותי ביותר של אינטגרציה ואוטומציה הוא בכלל לא טכני, אלא ניהולי ואנושי: כשמערכות עובדות יחד ברקע, הארגון מפסיק להתעסק בלוגיסטיקה, באקסלים ובתזכורות. כשהכול מתבצע מאחורי הקלעים בצורה יעילה, הארגון יכול להפנות זמן, מחשבה ואנרגיה לדברים שחשובים באמת: לא השאלה "האם המתנה נשלחה" אלא "איך מרגיש מי שקיבל אותה".

אינטגרציה הופכת את כל נושא המתנות, ההוקרה והתגמולים לעובדים לחלק טבעי מהשגרה הארגונית, במקום ל"עוד משימה שצריך לסגור". הכול נשלח בזמן ולמי שצריך, בצורה מסודרת ובלי מאמץ מיותר, מה שמאפשר לארגון להשקיע בהתאמה אישית, ביצירתיות ובתכנון הרגעים הקטנים שעושים הבדל גדול, וכך לייצר חוויות עקביות, אישיות ונעימות יותר לעובדים ולעובדות לאורך זמן. אחרי הכול, זה מה שחשוב באמת.

‍